От работы продактом не стоит ожидать справедливости.
Ожидается, что вы будете эффективно управлять распределенной командой, но при этом сами не выбираете эту команду: не можете ни увольнять, ни нанимать смежных специалистов по своему желанию. В то же время от вас ждут постоянных выдающихся Результатов. Если по какой-то причине достигнуть этих самых Результатов не получается — груз всей ответственности падает именно на вас.
Балансировать аспекты продуктовой работы сложно, но все же их можно оптимизировать.
В этом материале — семь способов снизить «несправедливость» в роли продакта и сделать работу энергоэффективнее 💡
Это пересказ статьи Tal Raviv, Product Lead @ Riverside, который был опубликован в блоге .
Мы перевели, сократили и адаптировали материал. А еще — дополнили его комментариями менторов GoPractice, чтобы «приземлить» рекомендации на реальность. Благодарим Стаса Джу, Яну Паршину и Вячеслава Предыбайло.
↓↓↓
1. Ставьте задачи прямо на встречах
Проблема. Одна из задач продактов, которая съедает время, — это составление саммари встреч и формулировка задач по их итогам.
Решение. Попробуйте ставить задачи прямо на звонке.
Запустите демонстрацию экрана и в реальном времени делайте заметки, резюмирующие, как проходит встреча, а на основе этого — ставьте соответствующие задачи. Уточняйте у других участников, все ли вы правильно поняли. Создавайте тикеты в Jira, пишите сообщения коллегам или планируйте следующие встречи — все во время текущего совещания.
Некоторых такой подход удивит (и не обязательно приятно), но по итогу ваши коллеги оценят, насколько он упрощает процессы и позволяет сэкономить время на согласованиях.
Вячеслав Предыбайломентор GoPracticeКогда участники со встречи уходят с понятным наглядным планом и ответственными по задачам, то шансы что-то забыть, не успеть, пропустить кратно снижаются. Мне кажется, также стоит сразу фиксировать сроки по задачам от ответственных.
2. Замените созвоны короткими видео
Проблема. Звонки съедают много времени и слишком часто — впустую.
С другой стороны, не всегда можно достаточно подробно объяснить вопрос, задачу или проблему исключительно текстов.
Решение. Попробуйте совместить два подхода и делать короткие видеосообщения с записью экрана с помощью Loom или соответствующей функции в Slack.
Минимизируйте страдания получателей: старайтесь делать ролики не дольше минуты. В идеале — пробуйте сделать несколько дублей, чтобы выбрать лучший вариант. Поясните, что цель такого подхода — в желании сэкономить время всех участников.
Яна Паршинаментор GoPracticeНа мой взгляд, это все же достаточно неуважительно к собеседникам, как голосовые сообщения. Если нет времени на полноценный созвон, то лучше наговорить сообщение в программу с распознаванием речи и отредактированную транскрибацию отправить коллегам. Или все-таки найти возможность созвониться хотя бы с частью необходимого состава, быстро проговорить содержательную часть и попросить передать тем, кто не смог подключиться.
Вячеслав Предыбайломентор GoPracticeМой личный инструмент донесения мыслей — «картинка». Так как зачастую одно и то же приходится повторять много раз, то делаю простые схемы в Miro/Концепте/iPad заметках/Google Slides, а потом по ним уже объясняю. Из очевидных плюсов:
— Эти материалы потом забирают с собой и транслируют дальше;
— Снижается шанс растерять логику где-то по пути, ведь все зафиксировано в схеме;
— Если что-то меняется, то правка сразу доступна у всех = актуальное состояние.
Стас Джументор GoPracticeВстречи все же важны, но нужно уметь их правильно планировать и организовывать. Вот мои правила для проведения эффективной встречи:
— Во встрече описана цель встречи и список вопросов для обсуждения.
— Приглашены все необходимые члены команды для обсуждения вопросов.
— Приложена документация в confluence или тикет в Jira с описанием проблем или вопросов, которые будут обсуждаться на встрече.Я также рекомендую сначала создать общий чат группы и обсудить вопросы там. Если участникам чата не хватит контекста, то тогда можно устроить дополнительную встречу.
3. Заставьте Slack работать на вас
Проблема. Продакты довольно часто являются «точкой входа» для всех за пределами продуктовой команды, кому надо связаться с разработкой, дизайном, QA, маркетингом и так далее. Так, к списку задач продакт-менеджера добавляется функция почтового голубя.
Решение:
— Не заходите в Slack в такое время, когда вам и команде лучше и комфортнее сосредоточиться на своих задачах. Это правило, которое автор применяет с 2016 года в трех быстрорастущих компаниях, и оно ни разу не помешало ему поддерживать команду.
— Настройте группировку чатов в Slack по секциям, чтобы выделить более и менее приоритетные из них. Так вы сможете оперативно закрывать наиболее критичные задачи, оставляя менее срочные на потом.
— Скрывайте прочитанные каналы (). Это помогает добавить «воздуха» в вечно перегруженный Slack.
— Используйте функцию напоминаний в Slack, чтобы напоминать коллегам о задачах, в которых требуется их внимание. Так вы сформируете впечатление, что вы всегда держите руку на пульсе.
Яна Паршинаментор GoPracticeЯ бы с осторожностью отнеслась к рекомендации не заходить в Slack в рабочие часы. Что если вопрос действительно важный и требует срочного решения проблемы?
Со своей стороны могу посоветовать:
— Группировать чаты на тематики и по важности. Так, например, у меня есть папка с людьми или ботами, на которые важно отреагировать молниеносно, а есть папка с чатами, где собраны переписки, которые могут подождать до вечера.
— Устанавливать точечные границы. Например, я много выступаю как ментор, преподаватель и наставник (внутри компании в том числе), и со всеми есть договоренность, что я отвечаю с Х по Y часов. Мне можно писать в любое время, но эти топики я разбираю в конкретный временной слот.
— Отсроченные сообщения — это супер! Я могу спокойно сесть вечером, расписать задачи, вопросы, указания и поставить их с таймером, чтобы они отправились людям в 9:00. Так я не нарушаю личные границы коллег, даю отдохнуть вечером, но первые сообщения на следующий день будут от меня.
Вячеслав Предыбайломентор GoPracticeВ информационном потоке и правда легко утонуть. Для себя использую такие правила:
— На ноутбуке строго отключены все уведомления и никаких всплывающих сообщений. В Telegram все чаты в мьюте, неактивные — в архиве.
— Чаты Telegram делю по принципу:
🥝 «активный проект/продукт»: в фокусе внимания, уведомления включены. К концу дня обычно прочитаны все дискуссии. Если там не тегали или сам не приходил с вопросами, то просто читаю в конце дня обсуждения. Таких чатов один-два, не больше.
🍉 с командой руководителей: обращаю внимание, но включаюсь по критическим моментам или когда ко мне есть срочные вопросы.
🍇 все остальное: не читаю, если нет тега. Если есть тег, то разбираю по мере возможности.— Делю чаты по каталогам и важности: в зоне видимости экрана важное, все остально — за границей экрана.
— Выделяю в течение дня время на фокусировку (обязательно забито в календаре), когда ничто не должно отвлекать. Телефон со стола убран вообще.
— Я начинаю работу в 9:00 или раньше, но до 12:00 практически не захожу в чаты. Исключение: диалоги с руководством/топ-менеджментом решение срочного вопроса.
Стас Джументор GoPracticeПоделюсь своими правилами организации чатов и переписок в мессенджерах.
В VK мы используем два мессенджера для работы: VK Мессенджер и VK Teams. Я обычно организую свои чаты следующим образом:
— Создаю командные чаты и складываю их в папку.
— Топ-3 важных чата я прикрепляю в мессенджере сверху.
— Практически во всех чатах я отключаю уведомления, кроме самых важных.
— С частотой примерно раз в полчаса между встречами я сам заглядываю в мессенджер, чтобы проверить, нет ли важных для меня сообщений.
— Использую треды для обсуждения одного вопроса или проблемы.
— Когда пишу собеседнику в чате, описываю ситуацию или проблему, список вопросов. Стараюсь дать больше контекста в сообщении, чтобы избежать лишних вопросов.
— Не жду оперативной связи в мессенджере от коллег, быстро переключаюсь на другие задачи после написания сообщения.
4. Создайте автономную команду
Проблема. Поскольку задача продакт-менеджера — закрывать любые пробелы в команде, легко оказаться в ситуации, когда люди говорят: «это работа продакта» или «я жду продакта». Вместо этого научите всех участников команды мыслить так, как будто они сами продакты.
Но успешные продукты создавались и без продакт-менеджеров.
Решение. Мотивируйте коллег самостоятельно формировать продуктовые рекомендации и напоминайте им, что они — эксперты в своей области. Искренне поддерживайте участников команды, которые берутся выполнять вашу работу: например, если тестировщик проводит анализ данных или разработчик напрямую общается с пользователем.
Используйте повседневные взаимодействия для формирования культуры, в которой продакт — это не роль, а команда. Избегайте личных сообщений. Когда кто-то пишет вам напрямую, просите перенести обсуждение в публичный канал. Так вы не только повышаете прозрачность и коллективный подход к решению проблем, но и освобождаете себя от роли единственного источника знания.
Яна Паршинаментор GoPracticeЯ бы с осторожностью отнеслась к этим рекомендациям. Так можно дойти до ситуации, при которой команда не будет понимать, зачем вы им нужны.
Когда участники команды берут на себя типичные задачи продакта — это здорово, но важно, чтобы это было с их согласия. Например, в моей команде есть тестировщик, которому нравится проводить демо, и я его в этом поддерживаю.
Что касается личных сообщений, не всегда имеет смысл выносить их в публичные обсуждения. Так другие участники будут просто отвлекаться на бесконечные уведомления и терять фокус, а в худшем случае — поставят чат на мьют.
Вячеслав Предыбайломентор GoPracticeЗдесь у меня один принцип: настраивать в команде и между командами горизонтальные связи. Когда люди общаются и решают вопросы напрямую без менеджера — это кратно ускоряет все процессы. Людей надо развивать, и это задача руководителя.
Я тоже придерживаюсь того, чтобы важные обсуждения велись в общем чате, а не в личных сообщениях.
Стас Джументор GoPracticeСогласен с подходом, я так же поступаю в команде. Менеджер должен сформировать условия для эффективной работы команды: серию встреч, общий командный чат, онбординг новых членов команды в процессы. Максимально поддерживаю кросс-функциональное общение, когда разработка может напрямую общаться с дизайном и тестированием.
5. Ведите доску продуктовых инсайтов
Проблема. От продактов ждут, чтобы они проводили исследования и стратегическое планирование и подкрепляли все убедительной доказательной базой. Но никто не хочет, чтобы это занимало много времени.
Решение. Опережайте события, ведя доску продуктовых инсайтов. Планы компании могут быть линейными, но инсайты часто хаотичны. Ведите базу данных скриншотов с отзывами, графиков, тикетов поддержки, ссылок на записи звонков, обсуждений в Slack — всего, что может пригодиться впоследствии. Организуйте материалы по категориям: монетизация, онбординг, внутренние инструменты, виральность, техдолг и что там еще бывает.
Не тратьте много времени на организацию этого документа: главное — дайте хорошее текстовое описание каждому инсайту, чтобы легко найти его в будущем. И если вы услышите от коллег идею, которая перекликается с одним из инсайтов вашей коллекции, то у вас уже есть, чем ее подкрепить!
Со временем такой подход приносит плоды. При запуске новой инициативы или квартальном планировании вы экономите массу времени, начиная не с чистого листа, а с набора пользовательских сигналов из вашей коллекции.
Яна Паршинаментор GoPracticeИдея хорошая, но реализация очень хлопотная. Скрины со временем устаревают, а обновлять их требует ценного времени.
Я бы предложила коллекционировать классные решения и идеи конкурентов и лидеров рынка, чтобы, например, когда встанет вопрос об улучшении онбординга, уже было на что опереться. С метриками / статьями / выдержками из выступлений коллег на рынке можно поступать так же. Тогда у вас будет не просто идея для реализации, но и понимание, какую пользу это приносит другим продуктам в измеримых величинах.
Вячеслав Предыбайломентор GoPracticeУ нас по продуктам есть таблички «Артефакты», в которые мы скидываем все ссылки на документы/доски/шаренные ресурсы с кратким комментарием. Получается такой каталог, где можно найти все материалы за все время развития продукта.
Стас Джументор GoPracticeЯ веду подобные заметки и стараюсь фиксировать все идеи. Это правда эффективный способ наработки новых гипотез для улучшения продукта. Когда вы читаете исследование, можете делать скриншоты и фиксировать выводы + добавлять ссылки на источники. Этот материал вам сильно поможет при продуктовой проработке гипотез.
6. Используйте AI для письма, но не для чтения
Проблема. Продактам нужно много писать. Попробуйте оптимизировать процесс с помощью AI.
Решение. Коллега научил меня использовать ChatGPT для создания тикетов для Jira. Я даю модели ровно столько же контекста, сколько даю разработчикам, и ChatGPT формирует готовые тикеты за меня.
Если и постоянные переписки с чат-ботом покажутся слишком утомительными, попробуйте надиктовывать. Пусть AI возьмет на себя транскрипцию. Я использую BetterDictation, Superwhisper или встроенный голосовой чат в ChatGPT.
При этом я бы предостерег от использования AI для анализа сырых данных, тикетов в саппорт или расшифрованных интервью с пользователями. Это пока слишком чувствительная часть работы, чтобы подменять свою продуктовую экспертизу анализом со стороны AI.
Яна Паршинаментор GoPracticeВ целом согласна полностью, но предложила бы попробовать и другие модели. А еще важно заранее подготовить несколько топиков в том же ChatGPT под разные задачи, чтобы он не путался в контексте. Из советов по промтам: крайне важно в них прописывать не только как НАДО, но и как ни в коем случае НЕ надо. И, конечно, давать контекст к каждому топику.
Стас Джументор GoPracticeСейчас активно использую ChatGPT в своей работе: для генерации идей, поиска источников исследований, улучшения текста, обучения какой-то новой для меня теме. Есть соблазн переложить анализ данных на ИИ. Я думаю, что ИИ должен работать как «второй пилот» и помогать усиливать навыки продакта, но не заменять его. Важно помнить про галлюцинации моделей и проводить дополнительный факт-чек информации, которую предлагает ИИ. Только вы можете качественно проработать и найти инсайты из данных — не передавайте эту работу.
7. Берегите свой мозг (да и не только свой — прим. GoPractice)
Проблема. У продакт-менеджера никогда не бывает идеального времени для передышки: ни на 10 минут, ни на день, ни на целый отпуск.
Решение. Постарайтесь отключаться от работы с той же дисциплиной и ответственностью, с которой подходите к ней.
Не забывайте планировать длительные периоды отключения от работы, чтобы ваш мозг успевал перезагрузиться. Так вам будет легче находить свежий взгляд на рабочие задачи.
Лично у меня будет гораздо больше энергии в понедельник, если я полностью отключаюсь от работы на выходных, а не буду брать пару-тройку задач на эти дни. То же самое и в ежедневной работе: лучше выполнить все задачи днем, а вечер полностью посвятить отдыху.
Когда я беру выходной или ухожу в отпуск, я следую этим правилам:
— Удаляю приложение Slack. В противном случае слишком просто провалиться в пул рабочих задач.
— Меняю свой юзернейм. Здесь я указываю, что я не в доступе до конкретной даты. Это правда помогает снизить поток входящих сообщений.
— Меняю окружение. Если я продолжу сидеть в той же комнате, на том же стуле и буду залипать в соцсетях вместо рабочей почты, вряд ли это поможет мне перезарядиться. Поэтому я стараюсь вовлекаться в самые разные активности: сходить на йогу, поиграть на гитаре или просто прогуляться.
Вячеслав Предыбайломентор GoPracticeМой личный лайфхак по выключению из внешнего мира — это хоккей или поездки за рулем. Несколько часов в полной изоляции от цифрового мира, и голова отлично разгружается, чтобы потом легко заполниться свежими идеями!
Стас Джументор GoPracticeМне помогает несколько вещей для перезагрузки: время с семьей, прогулки на природе, выезды за город. У меня есть проблема с соцсетями, и лучший способ с ней справиться — удалить приложение с телефона.
Если вы знаете продакт-менеджера, который выглядит уставшим и перегруженным каждый день 😰 — поделитесь с ним этим материалом. Возможно, он сможет сделать его рабочую жизнь комфортнее.
